05 out 2018

Checklist para organizar eventos corporativos criativos ao ar livre

Um evento corporativo criativo leva em consideração muitos fatores. Mas os mais comuns são o que todo mundo sabe – local de primeira classe, facilidade de acesso, instalações de entretenimento e comida.  

Esses são quatro fatores principais que definem o sucesso de qualquer evento corporativo. Há outros que raramente pensamos, mas eles são cruciais para o sucesso do evento. Este post é voltado para os requisitos essenciais de um grande evento corporativo, onde você pode montar sua checklist. Lembrando que temos vários posts dando mais dicas em nosso blog! 

O local 

Em primeiro lugar, antes de mais nada, defina claramente quem é seu público-alvo. A partir disso, todas as outras decisões se encaixarão em termos de formato, conteúdo, preços, localização etc. Essa abordagem estruturada também ajudará você a manter o foco em atingir metas específicas e não permitir que o escopo se torne amplo demais ou diluído. 

O local merece um grande destaque, já que é para ele que irá boa parte do seu orçamento. Seu checklist para escolher o local do seu evento corporativo ao ar livre precisa: 

• Custo – Ele se encaixa no meu orçamento? O preço difere dependendo da época do ano? 
• Está disponível na data do evento? 
• Ambiente – tem o tipo de pano de fundo e decoração que é apropriado para o evento? 
• Qual a ocupação máxima? Possui acomodações para deficientes? 

• Tem várias salas? Você pode precisar de salas separadas para hospedar diferentes oficinas, realizar um briefing ou acomodar convidados VIP? 
• O local inclui cadeiras, mesas, equipamento de áudio e visual, ou eu precisarei adquirir esses itens em outro lugar? 
• Uma pessoa estará na equipe durante o evento para manter os banheiros limpos e trocar as lixeiras? 
• O espaço de estacionamento é suficiente? 
• Como é o espaço da cozinha e bar? 

As atividades 

Sua checklist deve incluir uma linha do tempo e você deve ter uma estimativa de tempo para cada atividade. O tempo deve incluir um espaço de sobra para antecipar problemas imprevistos e atrasos, como dificuldades técnicas. Em outras palavras, se você acha que uma apresentação levará 60 minutos, faça 70 minutos na linha do tempo. 

Em eventos corporativos ao ar livre, são essas algumas das atividades consideradas: 

• Introdução 
• Workshops, exposição de feiras 

• Palestra convidado 
• Almoço 
• Apresentação de lançamento de produto 
• Encerramento 
• Festa depois do evento 

Comida 

No mínimo, seu evento deve servir refeições leves e petiscos. Se o seu orçamento permitir, você pode optar por opções gourmet ou até mesmo um buffet self-service. Você precisa ser claro, no entanto, sobre o tipo de alimentos que estarão disponíveis. Aqui está checklist de alimentos: 

• Ela acomoda necessidades dietéticas especiais? 
• Bebidas alcoólicas serão servidas? 
• Haverá sobremesa? 

• O local tem uma cozinha onde a comida pode ser mantida quente até ser servida? 
• Que tipo de bebida será servida? Você servirá água engarrafada ou água de um dispensador e copos de plástico? 

Apresentações 

Haverá um orador convidado? Esta pessoa é uma figura de autoridade que é bem conhecida e respeitada na indústria? O apresentador pode ser um palestrante profissional para contratar que é conhecedor do seu nicho. Pode até ser um dos membros da sua equipe que esteja confiante falando em frente a um auditório cheio de pessoas.  

Para escolher o apresentador, leve em consideração: 

• De onde esta pessoa está viajando? Se vem de fora da cidade, qual será o custo de suas despesas com viagens e hospedagem? 
• Quão experiente é essa pessoa em seu nicho? 
• Existem vídeos deste orador de apresentações anteriores? 
• O apresentador precisará de equipamentos especiais, como um teleprompter ou um projetor de slides? 

Tudo isto deve ser levado em conta, pois o evento precisa cobrir todas as necessidades do público e da empresa. Anote todos esses pontos e garanta um evento corporativo de sucesso!  

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