28 dez 2017

Como evitar problemas e imprevistos em um evento Corporativo

Antes de darmos início às explicações e informações que dizem respeito a como evitar problemas e alguns imprevistos em um evento corporativo é importante diferenciar evento social de corporativo. Você sabe a diferença entre eles?

Os eventos sociais são os eventos que não possuem a função comercial, mas sim o objetivo de comemorar alguma data ou momento marcante de alguma fase na vida de uma ou mais pessoas.

Alguns exemplos de eventos sociais são:

– Formaturas
– Casamentos
– Aniversários
– Festas

Ao passo que, os eventos corporativos são voltados para empresas, instituições. Eles possuem, em geral, como objetivo informar ou fazer uma comemoração, porém é um evento que está sempre relacionado com a empresa. Números de vendas, treinamentos, confraternizações: nesses casos a empresa é sempre o link.

Os principais tipos de eventos corporativos são:

Congressos:  O tempo de duração pode variar entre dois e cinco dias normalmente.

Conferências: São encontros realizados para transmitir uma mensagem, são mais curtos que os congressos.

Workshops: Nos workshops há mais interação entre os condutores e os participantes. Costumam durar até três horas e podem acontecer dentro de algum congresso.

Simpósios: Evento que participam diversos palestrantes, com temas diferentes. Normalmente, o tempo de duração não ultrapassa de duas horas: cada apresentação dura cerca de 15 minutos.

Mas quais seriam os principais problemas que poderiam surgir em um evento corporativo e como solucioná-los?

O palestrante faltou ou se atrasou. O que fazer?

Por mais que os organizadores do evento se preparem de todas as formas alguns imprevistos acabam acontecendo. Trânsito, voo, e até mesmo a saúde do palestrante por acabar fazendo com que esse se atrase ou mesmo falte ao evento. Portanto, é importante instruir o profissional acerca do trânsito, estacionamento e de preferência é bom ter alguém para guiá-lo até o local que o evento acontecerá.

No entanto, mesmo com tudo preparado e planejado ainda é possível que algum problema ou imprevisto aconteça. Desse modo, é bom deixar uma pessoa preparada para substituir o palestrante ou até mesmo um material para apresentar e cobrir essa ausência. Vídeos motivacionais são sempre indicados para eventos corporativos. Se a pessoa faltar falta for justificada antes do evento começar (o que geralmente acontece), não deixe de informar todos os envolvidos no evento e procure alterar a data.

O equipamento não funciona

Para evitar problemas com os equipamentos durante o evento, teste cada um com antes do evento e sempre peça ao fornecedor que ele leve equipamentos extras para substituir caso algum item pare de funcionar.
Certifique-se também que os palestrantes levarão seus arquivos em formatos que rodam em qualquer computador. Essa é uma ótima alternativa, e peça que eles testem os arquivos em casa de preferência em um computador que possua o mesmo sistema operacional do que será utilizado no evento.

Mais participantes que o esperado

Às vezes, a divulgação do evento é tão boa que muito mais pessoas acabam comparecendo ao evento. Para evitar problemas é bom planejar o número mínimo e o número máximo de convidados que o evento suporta. É bom entrar em contato com a maioria para confirmar a presença delas ou não.

Como evitar um coffee-break ruim

Em geral, em eventos grandes é comum haver um momento para o coffee-break que é onde os participantes dão uma pausa para lanchar e conversar. Os alimentos que serão oferecidos devem ser bem escolhidos e de preferência com um fornecedor de confiança.

O fornecedor não pode atrasar

É bom manter um contato mais constante com as pessoas que serão os fornecedores do evento, e também lembre-se de planejar os horários com antecedência e cautela. Escolha a empresas que possuem boa reputação.

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